เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารไร้กระดาษ ทางเลือกใหม่สำนักงาน

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารไร้กระดาษ ทางเลือกใหม่สำนักงาน


อาจจะเป็นเรื่องเหลือเชื่อสำหรับสำหรับหลายคน หากบอกว่าปัจจุบันข้อมูลข่าวสารหรือ ข้อความต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษนั้นสามารถแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งถึงกัน ภายในเวลาชั่วพริบตา แถมมีความยืดหยุ่นในการแก้ไขก่อนแจกจ่ายไปยัง จุดหมายปลายทางได้หลายช่องทางถึงผู้รับปลายทางที่ใช้แอปฯคนละประเภทได้ตรงตามต้นฉบับ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการส่งข้อมูลข่าวสารและเอกสารถึงผู้รับเพิ่มขึ้นมากกมายและรวดเร็วเพียงเสี้ยววินาที ที่สำคัญเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดปัญหาการสิ้นเปลืองกระดาษเกินความจำเป็น และประหยัดงบประมาณวัสดุสิ้นเปลืองเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานอีกทางหนึ่งด้วย


เอกสารดิจิทัล ยุคใหม่ แก้ไขได้
การทำงานเอกสารดิจิทัลรูปแบบใหม่ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ได้อย่างสะดวกสบายเหมือนโต๊ะทำงานอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ได้ทุกที่ที่มีคอมพิวเตอร์ สามารถรวบรวมและแก้ไข/ปรับแต่งงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำคัญบนคลาวด์ได้อย่างง่ายดาย เชื่อมต่อกับโฟลเดอร์และแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าหรือคู่ค้าได้อย่างราบรื่น พร้อมแถบเครื่องมือทำงานหน้าจอคอมฯ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างอิสระ และเมื่อแชร์การตั้งค่าแถบเครื่องมือให้ผู้ใช้ภายในทีมเดียวกัน ผู้ใช้อื่นๆ ก็สามารถจัดการเอกสารดิจิทัลตามลำดับขั้นตอนแบบเดียวกันได้ ช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันในทีมในองค์กร

 

เครื่องสแกนเอกสาร พกพา (Scanner) สแกนเอกสารเป็น pdf หรือ Jpg
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ได้จาก เครื่องสแกนเอกสาร พกพา (Scanner) สแกนเอกสารเป็น pdf หรือ Jpg รับส่งผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ที่เป็นระบบเชื่อมต่อหรือช่องทางการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร ยุค 4.0 นั่นก็เพราะ เอกสารดิจิทัล เป็นการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศอื่นๆ ที่ถูกบันทึกลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น มือถือ แล็ปท็อป คอมพิวเตอร์ เป็นต้น ผ่านระบบเครือข่ายเชื่อมต่อภายในและภายนอกองค์กรไปยัง เครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่นๆ ของผู้รับปลายทางเป็น ไฟล์ pdf หรือ ไฟล์ jpg แทนการส่งข้อมูลข่าวสารหรือสารสนเทศอื่นๆ ที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษที่ใช้ระยะเวลาการเดินนานหลายชั่วโมงหรือเป็นวัน ๆๆ


แปลงกระดาษ เป็น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบสแกนเอกสาร ถ่ายหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือ หน้าจอมือถือ (Document Scanning and Capture Solutions) คือ ระบบที่ช่วยเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิตอล หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ pdf หรือ ไฟล์ jpg ฯลฯ ที่สามารถนำข้อมูลสำคัญบนเอกสารมาต่อยอดสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ทั้งนี้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาทิ เช่น ไฟล์ข้อมูล ข้อความ อีเมล์ รูปภาพ ฯลฯ โดยเริ่มจากการนำเอกสารเข้าสู่ระบบ ซึ่งทำได้ทั้งในรูปแบบการสแกนด้วย เครื่องสแกนเอกสาร พกพา (Scanner) ถ่ายภาพหน้าจอคอมฯ รับส่งจากอีเมล์และแฟกซ์ เป็นต้น จากนั้นจัดเก็บเอกสารรูปแบบไฟล์ต่างๆ ตามประเภทของเอกสารต้นฉบับในรูปแบบไฟล์ pdf หรือ ไฟล์ jpg สุดท้ายคือการเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย


ระบบความปลอดภัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์ pdf หรือ ไฟล์ jpg ฯลฯ มีฟังก์ชั่นรักษาความปลอดภัย โดยห้ามแก้ไข ห้ามพิมพ์ ปกป้องเอกสารด้วยรหัสผ่าน หรือตรวจทานและลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารได้โดยใช้ตราประทับอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารแล้ว ยังสามารถตรวจสอบได้ว่าลายมือชื่อนั้นเป็นของผู้ลงนามจริงหรือไม่ ทั้งยังสามารถตรวจสอบการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงหลังจากลงชื่อแล้วได้อีกด้วย

 

ยุคดิจิทัล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
อนาคตแนวโน้มการกระทำธุรกรรมกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งการดำเนินธุรกิจ จะต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมากขึ้น โดยเฉพาะการดำเนินธุรกิจของเอกชนเริ่มมีการนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการเอกสารรูปแบบใหม่นี้มาใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันและเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ด้วยเหตุนี้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต จึงนับเป็นแนวทางสำนักงานไร้กระดาษแนวทางใหม่ ของการทำงานในยุคที่ไอซีที กำลังได้รับความนิยม ตอบโจทย์ทุกความต้องการของพนักงานและองค์กรในยุคดิจิทัลได้อย่างลงตัว

 

Cr.แฟกซ์เซอเวอร์ ไทย